Co zrobić z niepotrzebną dokumentacją i papierami?

W każdym zakładzie pracy codziennie tworzona jest cała masa dokumentów. Niepotrzebna dokumentacja stanowi nie lada wyzwanie dla pracodawcy.

Niepotrzebna dokumentacja- co z nią zrobić?

Duży problem z niepotrzebnymi dokumentami występuje szczególnie w trakcie przeprowadzki firm w inne miejsce. Wśród papierów są takie, które są już niepotrzebne, ale zawierają ważne informacje, a niejednokrotnie też dane osobowe. Do nich należą między innymi listy kontrahentów, faktury, dokumenty bankowe, płacowe, medyczne, dokumentacja księgowa lub kadrowa. Z nimi trzeba postępować bardzo ostrożnie. Nie wolno ich wyrzucić, ponieważ mogłyby wpaść w niepowołane ręce. Taką dokumentację koniecznie trzeba profesjonalnie zniszczyć. Kompletne zniszczenie wymagane jest także w stosunku do wszelkiej dokumentacji związanej z prowadzeniem firmy.

Na czym polega profesjonalne niszczenie dokumentów?

Przepisy prawa podatkowego oraz bilansowego nie określają sposobu niszczenia dokumentacji zawierającej dane poufne. Każda firma takie kwestie może regulować samodzielnie. Ważne, tylko aby dokumentacja była zniszczona całkowicie, a wszelkie dane były niemożliwe do odtworzenia. Do tego celu wykorzystywane są najczęściej nowoczesne niszczarki. Takie urządzenia tną papier na drobne części. Po przejściu dokumentu przez niszczarkę, odczytanie zapisów na dokumentach przez osoby trzecie jest praktycznie niemożliwe. Niszcząc dokumenty, trzeba pamiętać, że naruszenie przepisów dotyczących tajemnicy skarbowej oraz danych osobowych jest karalne. Przed zniszczeniem takiej bazy danych warto sporządzić pisemny protokół. Powinny znaleźć się w nim wszystkie informacje związane z niszczonym dokumentem i potwierdzające fakt jego utylizacji. W przypadku przeprowadzki firmy, wszystkie zbędne dokumenty, zgodnie z zasadami powinny być zniszczone. Powierzając to zadanie firmie Autor Przeprowadzki, możemy liczyć na profesjonalną usługę wraz z certyfikatem zniszczenia. Dostępna jest też usługa utylizacji niepotrzebnego mienia.